年末年始の書類整理にはScanSnapがお勧め。私は年賀状と名刺を整理します

昨年ScanSnap S1500を購入したのだが、直後に最新モデルiX500が発売して涙目。なんて事があった。

このScanSnapは当初自炊を目的にしたものだった。が、結局自炊はやっていない。なぜならKindle・iBooksなど電子書籍ストアが今年から一気に増えて、わざわざ面倒なのに自炊をするメリットがほとんどなくなったから。結果として、第一目的はなくなってしまったが、紙書類の整理というミッションは残っていて以来ずっと使って来ている。

で、年末と言うことでScanSnapを使った大仕事をする時期が来た。何をかって、年賀状と名刺の整理だ。

その年にもらった年賀状と名刺はスキャンして捨てる

ScanSnapを買うまで、過去にもらった年賀状と名刺は基本的に全て残していた。
特に名刺に関しては捨てることを若干躊躇していたが、営業職でない僕でも社会人を10年以上やっていたら名刺はかなりたまる。情報自体が古いこともあるし、そもそも邪魔だし、一番の問題は探すのが大変であること。

これを解決するために、名刺に関しては年末にまとめてOCR処理したPDFとしてスキャンしてEvernoteに格納、その後紙の名刺は全て捨てることとした。Evernoteに入れる理由は、検索が可能になるからだ。

僕は個人での活動時はブロガー名刺を渡すため、個人用と会社用でスキャンは分けている。で、スキャンした名刺は全てEvernoteに放り込むが、これもノートブックを分けることとした。
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さらに、毎年積み上がっていくことを考慮し、タグで西暦だけ設定するようにしている。

で、これとほとんど同じことをしているのが年賀状。
年賀状は年明けにもらった地点でスキャンしてEvernoteに格納しているが、廃棄を年末に行う。理由は翌年の年賀状作成時に、「今年~さんからもらってたっけ」なんて確認することがあるためだ。逆に言えば、それが終われば紙として残すメリットはないので捨てる。

今年の正月は出産のため嫁が実家に帰っていて共有用に随時スキャンしていたが、来年は終わってからまとめてスキャンする予定。

その他にスキャンして捨てるもの

主に公共料金の明細関係だ。

  • 電気料金
  • 水道料金

我が家ではこれくらい。サラリーマンであれば給与明細とか領収書もスキャンして破棄するのもいいかもしれない。ただし、確定申告する人は原本が必要なので、捨てちゃダメですw

終わりに

ScanSnapを使い始めて1年ほど経つが、正直なところ自炊以外でどれだけ使うかは未知数だった(結果は自炊をやらないというオチだったが)。だが、毎日使うほどのものではないものの、これは非常に便利な機械だと実感した。

スキャナー自体は今やプリンタにもあるし、コンビニとかでも可能だ。しかし、ドキュメントスキャナはそのスキャンスピードとOCR処理(文字認識)などが同時に出来る事が最大の魅力。早いしスキャンが楽だから、いろんなものをスキャンしようという気になる。これが案外重要。

そういう意味でドキュメントスキャナを仕舞いこむのはお勧めできない。場所は多少とるが、机など設置場所を固定化し、すぐに使えるようにすることがポイントだと思う。

なので、買うのであれば下位モデルもあるがフラグシップモデルのiX500が圧倒的にお勧めだ。てか、久々に値段を見たが、1年経って値段もずいぶん下がりましたねぇ、、、

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