仕事効率化のためのSugarSync活用術

以前から何度か取り上げていたが、最近オンラインストレージサービスがとても多い。大きく分ければ同期型とストレージ型があると思うが、メディアファイルのように大容量になりがちなデータを保存するならともかく、文書ファイル等を保存するくらいなら同期型が断然お勧めだ。

その同期型の代表格はDropBoxだと思うが、僕はSugarSyncを愛用している。なのだが、OSX Lionへの正式対応が遅れていたのでしばらく使っていなかった。それが今日たまたまサイトを見たらいつの間にかLionに対応していたので、早速導入。やっぱりこれすげー便利っす。

DropBoxと比較してSugarSyncがいいと思う理由はこれだ。

1.同期フォルダに任意のフォルダを選べる
2.無料で使える容量がでかい

特に1は重要だ。
僕の場合、WindowsにしてもMacにしてもデスクトップにファイルを散らかすのが嫌いで、あくまでもすぐ消すファイルしか置かない(解凍前の圧縮ファイルとか)。なのでDropBoxのようにシンプルに単一フォルダを同期する設定にあえてしている。

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こんな感じで会社PC、自宅のMac・Windowsにある個人的なドキュメントを同期している。だが、そうじゃない人の方がおそらく多いんじゃないかと思う。

そんな人にお勧めなのがデスクトップとダウンロードフォルダの同期。

これがSugarSyncだとできる。そうすることで、最新の作業中ファイルを複数のパソコンで共有できるので、会社で作成していたドキュメントの続きを、メールで送るとかUSBメモリで持ち帰るとか特別な事をしなくても自宅で再開できる。もちろんその他のフォルダでもいい。

最近はセキュリティの関係上、自宅で会社の書類を作るということはなかなか難しくなったが、それでもどうしてもやらなきゃいけないことはある。そういう時に、個人のメールに送るとかUSBメモリで持ち帰る事を思えば、よっぽどセキュアなんじゃなかろうか。

SugarSyncを使うとオンラインに保存されるので、iPhoneアプリを通じてアクセスできる。なので、パソコンもない出先で「あ〜あのファイルをちょっとみたい」って事があったときに簡単に閲覧できるのはとても便利。

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こんな感じでアクセスできる。GoodReaderとかあればなお良いかも。

これも、会社のデータをアプリで簡単にアクセスできるようになるのはちょっと、、、って人もいるだろうが、アプリ自体にPINロックがかけられる。

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PINの使用をオンにして、4桁のパスコードを設定する

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そうするとアプリの起動時にPINの入力を求めるようになる

もちろんこれだけで全て完璧とは言わないし、会社のコンプライアンス上NGなのに便利だからと利用を推奨するわけではない。だが、使う端末が何台もあったり、自宅で仕事をすることが多い人には絶対お勧めできる。

あと、これも案外重要だがオンラインにバックアップしているから、万一パソコンが壊れてもすぐにデータが復旧できる。そして、世代管理の機能も持っているのでSugarSyncアプリやWEB上からリストアすれば誤って保存してしまったファイルを前のバージョンに戻せたりもする。
この安心感は半端ない。

興味が出たらまずは無料アカウント作成。こちらから作るとお互いに容量が500MB増えてちょっとだけ幸せになれますw

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